Cómo gestionar proyectos en Basecamp

Usando Basecamp como Cliente

Si estás consultando este artículo probablemente sea porque has sido añadido como cliente a la cuenta de Basecamp de Videoscortos.com para que puedas mantenerte al día sobre todo lo necesario.

Basecamp es la herramienta que utiliza el equipo de Videos Cortos para mantener todas las tareas al día y comunicarse con sus clientes.

Te recomendamos encarecidamente que te descargues tanto la app de basecamp en el movil, te servirá para comunicarte con el equipo de videos cortos al mes puro estilo whatsapp, como en ordenador. Puedes hacerlo directamente desde la siguiente página:

👉 https://basecamp.com/via

Alternativamente puedes iniciar sesión en el basecamp en el navegador

¿No puedes iniciar sesión? Sigue esta guía o contáctanos con cualquier cosa que no puedas resolver.


Aquí está lo que cubriremos en esta guía:

La Página de Inicio
Desglose del Proyecto
¿Cómo envío un correo electrónico?
¿Cómo envío un mensaje en Basecamp a alguien específico?
¿Cómo solicito algo?
¿Cómo apruebo algo?
¿Cómo obtengo actualizaciones de estado rápidas?
Usando Reportes
No quiero usar Basecamp...
Gestionando Notificaciones
Respondiendo a Notificaciones
Contáctanos

La Página de Inicio

Cada cuenta de Videoscortos.com es única, pero la mayoría de ustedes habrán sido añadidos al menos a un proyecto. Puedes ver esto en tu pantalla de Inicio — siempre accesible haciendo clic en Inicio en la parte superior de la página, por supuesto.

También verás Tu Agenda y Tus Asignaciones debajo de tus proyectos. ¡Esto hace que tu pantalla de Inicio sea una gran página para agregar a favoritos!
Aprende más sobre tu agenda y tus asignaciones aquí.

Desglose del Proyecto

Echemos un vistazo a un proyecto. Una configuración básica de proyecto se ve así, pero la gente de Videoscortos.com que te invitó a Basecamp puede activar y desactivar herramientas.

Significa que tu proyecto puede tener estas configuraciones, ¡o muchas otras! Aquí hay otro ejemplo:

Habla con el equipo de Videoscortos.com con el que estás trabajando para comprender bien cómo quieren usar Basecamp. Y consulta esta página para aprender más sobre cómo se diseñó cada herramienta para funcionar.

¿Cómo envío un correo electrónico?

Las apariencias engañan: ¡Basecamp no es una herramienta de correo electrónico! Sin embargo, muchas personas tienen activadas las notificaciones por correo electrónico para sus proyectos. Esto significa que cuando publicas algo en Basecamp, todos serán notificados según sus preferencias y para algunos, eso es a través del correo electrónico.
Puedes publicar en una variedad de lugares dentro de un proyecto. Cada uno tiene una ventaja diferente que otro.
Las publicaciones del Tablero de Mensajes son ideales para anuncios de todo el proyecto, FYIs y preguntas que merecen discusión.

Los Chats son perfectos para preguntas rápidas y conversaciones en tiempo real.

Documentos y Archivos es un centro donde puedes compartir documentos, archivos, imágenes, hojas de cálculo, etc. directamente. Cuando subes un archivo, por ejemplo, tienes la opción de notificar a todos. La gente puede comentar sobre ese archivo para discutirlo.

Esta es otra gran oportunidad para conectar con el equipo de Videoscortos.com que te invitó a Basecamp. Discute con ellos dónde debes publicar y para qué escenario.

¿Cómo envío un mensaje en Basecamp a alguien específico?

La mejor manera de hacer esto es usando Pings. Mira en la barra de navegación superior y hacia la izquierda:

Los Pings son privados, por lo que nadie más en la cuenta puede ver la conversación desde dentro de Basecamp. Pero, y este es un pero importante, toda la cuenta sigue siendo propiedad de Videoscortos.com. Ellos pueden exportar todas las conversaciones de Ping, por lo que querrás mantener las conversaciones personales fuera de Basecamp.

¿Cómo solicito algo?

En general, hay dos formas de hacer esto. Trabaja con el equipo de Videoscortos.com para discutir cuál es su práctica para las solicitudes, para que estés seguro de que se escuche.

A través de tareas pendientes
Por lo general, hay una lista de tareas pendientes existente donde puedes agregar un elemento de tarea pendiente que contendrá los detalles de tu solicitud. Si no hay una, ¡está bien!
Puedes crear una lista, quizás llamarla "Solicitudes del Cliente", y luego agregar tu elemento de tarea pendiente con los detalles. El equipo de Videoscortos.com podría mover esa tarea una vez que se haya recibido la solicitud. Eso es colaboración. 😊

A través del tablero de mensajes
Por defecto, el tablero de mensajes tiene diferentes categorías y una de ellas se llama 👋 Pregunta. Aunque no es tan popular como las tareas pendientes, puedes escribir una publicación en el tablero de mensajes y etiquetarla como "👋 Pregunta" para preguntar (lo que quieras solicitar).
Intenta usar esta herramienta para preguntas como "¿Deberíamos tener un Zoom quincenal para complementar las respuestas automáticas de check-in?" con tus pensamientos sobre por qué sí o por qué no, en lugar de "¿Cuál es el estado de XYZ?"

¿Cómo apruebo algo?

Las solicitudes se rastrean mejor a través de la herramienta de Tareas Pendientes. El equipo de Videoscortos.com debe asignarte cualquier cosa que necesite tu atención. Puedes hacer clic en la página de Inicio para ver Tus Asignaciones en la parte inferior. O bien, haz clic en Mis Cosas, luego en Mis Asignaciones. De cualquier manera, verás lo que tienes pendiente.
Para aprobar algo, intenta comentar la tarea pendiente y luego marcarla. La persona que te la asignó será notificada.

¿Cómo obtengo actualizaciones de estado rápidas?

Cada proyecto tiene la opción de una herramienta llamada Check-Ins Automáticos. Estos son fantásticos para preguntas recurrentes como "¿En qué has trabajado?" o "¿Cuál es lo último sobre la campaña de relaciones públicas?" Cada pregunta puede configurarse para hacerse con la frecuencia que tenga sentido.

Estas preguntas se hacen a todos en el proyecto por defecto, pero algunas preguntas se hacen mejor a una audiencia específica. Si es una pregunta que no está destinada a ti, puedes hacer clic en el menú ••• a la derecha de la pregunta, luego en la opción Dejar de Preguntarme.
Si no ves esta herramienta y quieres probarla, trabaja con el equipo de Videoscortos.com que ya está en el proyecto, los que te invitaron, para que puedan ayudar a habilitarla. (¡Siéntete libre de compartir estas instrucciones con ellos si lo deseas!)

Usando Reportes

Obtén una idea de lo que está sucediendo en toda la cuenta cuando haces clic en Actividad y luego en el informe que elijas. El informe que muestra "Tareas agregadas y completadas" destacará todas las tareas que se han agregado y completado en todos los proyectos de los que formas parte:

No quiero usar Basecamp...
El equipo de Videoscortos.com con el que trabajas está tratando de mantenerse organizado para que cada parte del trabajo avance sin problemas. Quieren trabajar contigo, y en Basecamp creemos que puede ayudar.

Si no quieres pasar mucho tiempo en Basecamp, aprendiendo las herramientas, ¡está bien! Vamos a configurarte para que respondas a las notificaciones de Basecamp por correo electrónico.

Primero, acepta tu invitación
Aceptar tu invitación te permite ajustar tus notificaciones para que no te sientas abrumado. También te permite responder a las notificaciones para que no tengas que iniciar sesión en Basecamp con frecuencia.
El primer correo electrónico que recibes de Basecamp es tu invitación. Tendrá el asunto de algo como "Fulano te invitó a Basecamp" y el correo electrónico debería provenir de notifications@3.basecamp.com. Aquí hay un ejemplo:

Si no ves tu invitación, ¡está bien! Ponte en contacto con la persona de Videoscortos.com que te invitó y pídele que la reenvíe. (Siéntete libre de compartir este recurso con ellos si lo necesitan).

Gestionando Notificaciones

Ahora que has aceptado tu invitación, es hora de decidir cómo quieres recibir notificaciones sobre las cosas que suceden en Basecamp. No quieres perderte nada, pero tampoco quieres recibir demasiadas notificaciones.
El equipo de Videoscortos.com con el que estás trabajando te enviará una notificación cuando necesiten llamar tu atención sobre algo. Estas notificaciones siempre se pueden encontrar en Basecamp en tu menú Hey en la parte superior de la página:

Veamos algunas opciones de notificación a considerar más allá de esto.

Solo Pings y @menciones
Los Pings son conversaciones directas que ocurren fuera de un proyecto. Los Pings pueden ser con solo otra persona o un grupo de personas. La conversación solo es visible para las personas seleccionadas.*
Por defecto, se te notificará por correo electrónico. Puedes responder a una conversación de Ping dentro de Basecamp o respondiendo directamente a la notificación por correo electrónico. ¡No es necesario iniciar sesión si no quieres!
* El propietario de la cuenta de Videoscortos.com posee todo el contenido en una cuenta de Basecamp 4, incluido el contenido dentro de los Pings (de manera similar a cómo funciona una dirección de correo electrónico de la empresa). Es posible que desees utilizar otras herramientas encriptadas para conversaciones privadas y sensibles con tus colegas.

Las @menciones son una forma en que las personas pueden llamar tu atención en casi cualquier parte de Basecamp, pero especialmente en proyectos. Alguien podría @mencionarte para recordarte una tarea pendiente o para pedirte tu opinión en una publicación del Tablero de Mensajes.

Querrás mantenerte al día sobre lo que está sucediendo con el trabajo que estás haciendo, ¡así que asegurémonos de que se te notifique sobre los Pings y las @menciones! Haz clic en tu avatar, luego en "Cambiar configuración de notificaciones".

Selecciona la opción para que Basecamp "Solo te notifique cuando alguien te envíe un Ping o te @mencione".

Ten en cuenta que esto no desactivará los dos informes que se envían por correo electrónico:
Última actividad, que se puede activar o desactivar en la página de Última actividad.
Mis asignaciones, que se puede activar o desactivar en la página Mis asignaciones, a la que se accede a través del menú Mis Cosas en tu pantalla de Inicio.
Y ambos informes también se pueden desactivar cuando los recibes por correo electrónico. Hay un enlace en la parte inferior de esos informes en el que puedes hacer clic si no deseas recibirlos:

Sin correos electrónicos, solo informes.
Los informes son una forma fantástica de mantenerse al día con lo que está sucediendo en tus proyectos de Basecamp. Hay dos informes que puedes recibir por correo electrónico que están activados por defecto:

Última actividad
Este informe es un buen resumen de las tareas agregadas, los comentarios realizados, las discusiones realizadas, etc. Recibirías este informe todos los días y resume todo lo que sucedió desde las 9 am del día anterior.

Mis Asignaciones
Este es un correo electrónico semanal que se envía todos los lunes. Es un informe de tus tareas que aún no se han completado. Señalará lo que está atrasado, lo que se acerca y expondrá todas las demás tareas pendientes también.

A continuación, desactiva las notificaciones por correo electrónico. Haz clic en tu avatar, luego en "Cambiar configuración de notificaciones".

Luego, desmarca la opción que dice "Enviarme notificaciones por correo electrónico".

Sin correos electrónicos, solo aplicación.

¿Bandeja de entrada de correo electrónico sobrecargada? Una opción es desactivar todas las notificaciones por correo electrónico y todos los informes por completo, y luego usar la aplicación Basecamp para tu teléfono o tableta. Esta puede ser una excelente opción, ya que puedes recibir todas las notificaciones en tu dispositivo, reducirlas, decidir si quieres notificaciones de insignias de aplicaciones o no, consultar Basecamp sobre la marcha, etc.
Desactiva las notificaciones por correo electrónico haciendo clic en tu avatar, luego en "Cambiar configuración de notificaciones".

Luego, desmarca la opción que dice "Enviarme notificaciones por correo electrónico".

Configura las notificaciones de la aplicación en tu dispositivo preferido. Consulta nuestra guía sobre cómo configurar notificaciones de teléfono o tableta aquí.

Respondiendo a Notificaciones

Digamos que has optado por mantener las notificaciones por correo electrónico. ¡Genial! Puedes responder a estas notificaciones por correo electrónico siempre que uses la dirección de correo electrónico exacta con la que aceptaste tu invitación.
Las notificaciones por correo electrónico están destinadas a que tú las respondas directamente, no a que las reenvíes a otras personas. Mantener la dirección de correo electrónico @3.basecamp.com en un hilo de correo electrónico resultará en mensajes como "No pudimos guardar tu correo electrónico". Omite todo esto y solo responde a las notificaciones de Basecamp que recibas. 😊
Ten en cuenta que no es posible responder directamente a los informes de 'Última actividad' y 'Mis asignaciones'.

Ponte en contacto

Nos encantaría saber lo que piensas para que podamos hacer que Basecamp sea más fácil de adoptar, incluso si es solo para trabajar con el equipo de Videoscortos.com que te invitó. ¿Qué nos perdimos? ¿Qué todavía no está claro? ¿De qué desearías que hubiéramos hablado y no lo hicimos? También nos encantaría conocer tus éxitos y desafíos mientras pruebas Basecamp.